Kapazitätsaufbau April 2026 9 Min.

Erasmus+ förderfähige Kosten: Pauschalen und Budgetregeln

Erasmus+-Finanzierungsmodelle, Pauschalen für Kooperationspartnerschaften, Nachweise und Grenzen für Beratungskosten: mit offiziellen Quellen und Budgetbeispiel.

Welche Kosten sind bei Erasmus+ förderfähig? Entscheidend sind Aktion, Aufrufjahr und Finanzierungsmodell im Fördervertrag. Es gibt keine einheitliche Personal-, Reise- oder Gemeinkostenregel für alle Projekte.

Kooperationspartnerschaften nutzen vorab festgelegte Pauschalen, keine allgemeine KA2-Tagessatzregel und keinen automatischen Gemeinkostenzuschlag von 7%. Maßgeblich sind der jeweilige Aufruf und der unterzeichnete Vertrag.

Tatsächliche Kosten, Einheitskosten oder Pauschalen?

—Tatsächliche Kosten: förderfähige, tatsächlich entstandene Ausgaben nach den Vertragsregeln für Personal, Beschaffung, Mehrwertsteuer und Nachweise.
—Einheitskosten: Berechnung anhand förderfähiger Einheiten wie Teilnehmende, Tage oder Entfernungsbänder. Aktivität und Einheiten müssen nachweisbar sein; die Aktion legt die Sätze fest.
—Kooperationspartnerschaften: Der Programmleitfaden nennt €120.000, €250.000 oder €400.000. Beschreiben Sie Aktivitäten, Arbeitspakete und Ergebnisse. Höchstens 20% des gesamten Projektbudgets dürfen dem Projektmanagement zugeordnet werden.

Rechenbeispiel: Budget einer Kooperationspartnerschaft

Nur eine Illustration, kein ZEUS-Kundenergebnis oder genehmigtes Budget. Bei €250.000 Förderung entsprechen €40.000 Management 16% und liegen unter 20%. Die übrigen €210.000 werden auf Umsetzungspakete verteilt. Das allein beweist keine Förderfähigkeit: Ressourcen, Aktivitäten, Ergebnisse und Kofinanzierung begründen und Aufruf sowie Vertrag prüfen.

Welche Nachweise aufbewahren?

—Pauschalen: vereinbarte Arbeiten und Ergebnisse dokumentieren, etwa Schulungsunterlagen, Teilnahmelisten und abgenommene Ergebnisse. Es erfolgt keine bloße Erstattung jeder Rechnung; mangelhafte Umsetzung kann die Förderung mindern.
—Einheitskosten: Einheiten und auslösende Aktivität belegen. Für tatsächliche Kosten gelten die Buchhaltungs- und Nachweispflichten des Vertrags. Gesetzliche Unterlagen auch ohne Einzelrechnungsbericht aufbewahren.
—Personal, Reisen, Ausrüstung, Unteraufträge: aktionsspezifische Regeln prüfen. Weder drei Angebote noch die Einstufung aller Freiberufler als Unterauftragnehmer gelten pauschal. Bei Kooperationspartnerschaften dürfen Kernaktivitäten nicht ausgelagert werden; Aufgaben sind wie im Antrag gefordert zu beschreiben.

Darf die Förderung externe Antragsschreiber bezahlen?

Die finanziellen Bedingungen des Programmleitfadens schließen externe Leistungen zur Erstellung des Antrags oder späterer Berichte von der Förderung aus. ZEUS-Honorare für diese Arbeiten nicht als erstattungsfähige Kosten einplanen. Separat beauftragte Beratung muss entsprechend abgegrenzt und finanziert werden.

Vor einer Kostenverpflichtung

—Aktion, Aufrufjahr, Finanzierungsmodell und Vertrag bestimmen; keine Sätze aus anderen Programmen übernehmen.
—Aktivität, Zeitraum, Beschaffung, Mehrwertsteuer und Vermeidung von Doppelfinanzierung je Kategorie prüfen.
—Aktivitäten mit Arbeitspaket, Partner, Ergebnis und Nachweisen verbinden. Unklarheiten mit der Förderstelle klären.

Offizielle Regeln prüfen

Unterstützung beim Projektbudget?

Für einen Antrag: unsere Antragserstellung ansehen. Bei laufenden Projekten Aktion, Aufrufjahr, Finanzierungsmodell und Budgetfrage nennen. Eine kurze Beschreibung genügt; maßgeblich bleibt der unterzeichnete Vertrag.

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